Отчеты в ОРД под контролем: рекламный отдел навайбкодил два приложения для контроля статистики

Сам отдел маркирует примерно десятую часть креативов, остальное берут на себя подрядчики. Узнать, как они передали статистику, можно единственным способом: написать и попросить подтверждение. Так и делали, только от случая к случаю. При одной из таких проверок выяснилось, что подрядчик неверно указал один из обязательных кодов. Эту ошибку заметили только благодаря запросу, и быстро ее исправили. Но в отделе встал вопрос, сколько таких неточностей может быть в остальных размещениях, которые ведут подрядчики. После этого руководителям поставили задачу выстроить регулярный контроль за передачей данных.

Регулярный контроль нужен и по собственным размещениям, только процесс здесь устроен иначе. Статистику в ОРД передают сами менеджеры отдела, и каждый должен вовремя проверить, что она передана корректно и вовремя. Часть данных подтягивается автоматически по шаблонам, часть приходится вносить руками, и как раз эту часть проще всего отложить и пропустить срок.

Команде было необходимо, чтобы напоминания и отчеты приходили в том же рабочем пространстве, где ведется вся работа. «Хотелось найти решение, которое можно встроить в Битрикс24, чтобы мы не забывали перепроверять подачу статистики», — объясняют в отделе. Поэтому оба приложения навайбкодили через Коворк/Код. Теперь оповещения о проверке данных приходят в общую ленту уведомлений, скриншоты сразу подгружаются в задачи, а готовые приложения лежат во вкладке Маркетплейса, откуда их может открыть любой коллега.

Каждое приложение довели до рабочего прототипа примерно за неделю, параллельно с основной работой. «Это максимально простые по функционалу приложения, мы собирали их с нулевым опытом в разработке», — делятся создатели. Отдельные функции дорабатывали за несколько подходов, и в команде относятся к этому спокойно: «Это нормальный процесс при вайбкодинге, каждый процесс доделываешь за несколько итераций».

На скриншотах есть конфиденциальная информация о размещениях, поэтому круг тех, кто видит приложение, команда ограничила. В Коворк/Код это настраивается при публикации: приложение можно открыть всей компании, одному отделу или конкретным сотрудникам. Сейчас им пользуется только рекламный отдел, и если инструмент понадобится коллегам из других подразделений, для них сделают отдельные личные кабинеты со своим доступом.

Первое приложение собрано вокруг внутреннего дедлайна. Статистику можно передать в течение 30 дней после окончания месяца, и чтобы не ждать последнего дня, 28-го числа менеджеру приходит уведомление в Битрикс24. Он передает данные в ОРД, делает скриншот с подтверждением и загружает его в приложение, откуда скриншот сам попадает в задачу за этот месяц. Руководителю достаточно открыть задачу, чтобы увидеть, кто уже отчитался.

Если к 28–29 числу скриншота нет, руководитель и юристы получают эскалацию с именами тех, кто не передал данные. Чтобы до нее доходило реже, у каждого менеджера в приложении есть ачивка с числом месяцев без просрочек: так про отчет проще помнить.

Запрашивать подтверждения у всех подрядчиков каждый месяц нет смысла. «Наша задача в том, чтобы держать подрядчиков в тонусе. Постоянно запрашивать данные у всех невозможно, это огромный объем», — говорят в команде.

Сотрудник нажимает кнопку «Выбрать контрагента» и получает случайного подрядчика вместе с датой последнего запроса к нему. По архиву видно, когда к этой компании обращались в последний раз, поэтому одного и того же подрядчика не приходится проверять каждый месяц. Дальше сотрудник запрашивает скриншот из кабинета ОРД подрядчика и сохраняет его в карточке вместе с договором, заявкой и периодом, и по каждому проверенному подрядчику подтверждение лежит в одном месте. Проверки проходят раз в месяц.

Сейчас отдел пользуется обоими приложениями в работе. Задачи, ради которых их придумали, стали проще: подтверждения за каждый месяц собраны в задачах, руководитель сразу видит, кто отчитался, и проверка подрядчиков идет по понятному правилу. Коллеги делятся положительными отзывами и сами предлагают идеи доработок. Команда развивает приложения по этой обратной связи и собственным наблюдениям: например, данные подрядчиков хотят подтягивать прямо из портала, а напоминание сделать настойчивее, чтобы оно всплывало поверх чатов, пока менеджер не загрузит скриншот.

Похожие инструменты со временем появятся для всех регулярных проверок в маркетинге. Их в работе отдела много: сверить креатив с требованиями перед запуском, проследить за сроками согласований, сопоставить плановый бюджет кампании с фактическими расходами. Когда каждая такая проверка встроена в рабочую среду и напоминает о себе вовремя, задачи закрываются быстрее, и контроль держится на понятной системе вместо памяти отдельных сотрудников.